독서메모/ 그 서류 어디 있지? -시간이 지나도 변하지 않는 정리의 골자

그 서류 어디 있지? -미쓰하시 시즈코 지음, 이민영 옮김

완벽을 꿈꾸기 전에 먼저 실현 가능한 정리를 목표로 한다. / 7가지 정리 법칙

1. 무엇이 어디에 있는지 파악한다 

2. 새로운 서류를 정확하게 분류한다 

3. 매일 관리, 체크한다

4. 불필요한 것을 제때 버린다 

5. 머릿속에 떠돌아다니는 정보를 정리한다

6. 정보를 정리해 아이디어를 만들어낸다 

7. 컴퓨터 파일을 현명하게 정리한다 

 

2008년 국내 출간, 원작은 더 일찍 출간되었을 것이다. 수년 전 도서관에서 빌려 읽은 뒤 내용이 꽤 유용했던 것으로 기억하여 알라딘 중고서점에서 구입했다. 서류트레이와 캐비넷에 서류를 보관할 정도니 적어도 20년은 훨씬 전에 씌여진 내용 같지만 골자는 지금과 같다. 상세내용은 책 전체를 봐야겠지만 목차만으로도 크게 얻어지는 인사이트가 있어 정리해 본다. 

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1. 무엇이 어디에 있는지 파악한다

1.1. 중요한 것은 깔끔한 겉모습이 아니라 원하는 것을 단번에 찾을 수 있는 알짜배기 정돈이다 

1.2. 완벽하게 정리된 공간을 갖겠다는 꿈은 버려라

1.3. 퇴근할 때는 책상 위에 아무것도 남기지 않는다

1.4. 책상 위에는 현재 작업하고 있는 것만 올려놓는다

1.5. 메모는 노트 한 권에 모아서 관리한다

1.6. 영역을 구분해 무엇이 어디 있는지 파악한다

1.7. 캐비닛 안 '영역'은 세분하지 않는다

1.8. 서류를 쌓아놓으면 정작 필요한 것을 찾기 어렵다

1.9. 책상 서랍은 '적재적소 수납법'으로 정리한다 

 

1.5. 처리가 끝난 메모는 바로 떼어버린다. 포스트잇은 노트에 붙인다. 끝나면 제거하고, 연기되면 해당  페이지에 옮겨 붙인다. 메모를 구분할 수 있는 각기 다른 컬러, 규격을 활용한다. 중요한 내용은 노트에 직접 적는다. 

1.7. 파일 구분을 철저히, 정확히 할 필요는 없다. 정리 체계 확립에 시간을 쏟지 말고 큰 묶음으로 분류하고 보관, 관리한다. 

 

2. 새로운 서류를 정확하게 분류한다 

2.1. 도착한 서류를 바로 정리하면 시간에 여유가 생긴다 

2.2. 용건은 그 자리에서 처리하는 습관을 기른다 

2.3. 뒤로 미루는 용건일수록 의외로 금방 처리할 수 있는 일이 많다 

2.4. 소요시간을 미리 파악한 뒤에 작업한다 

2.5. 까다로운 문제일수록 바로 해결한다 

2.6. 서류를 쉽게 구분하는 '2단 트레이 분류법'

2.7. 간단하게 바로바로 꺼낼 수 있는 '신 파일링 기법' 

2.8. 분류는 명확한 판단으로 빠르게 진행한다

2.9. 어느 파일에 넣어야 할지 애매할 때 필요한 해결법

2.10. 전체를 '아이젠하워 방식'으로정리한다

 

2.2 중요도가 낮은 업무를 우선적으로 한다. 중요하지 않은 업무를 반복해서 읽거나 보류하는 것은 불필요한 일이다. 

2.4. 소요시간을 예상하여 우선순위를 결정한다. 

2.5. 까다로운 문제는 방치할 수록 사태가 심각해진다. 

2.6. 잡다한 작은 용건은 전달 받은 순서대로 처리한다. 새로 들어오는 업무(서류)는 단계에 따라 구분한다. (미결/보류/완결의 3단)

2.9. 들어온 업무(서류)는 즉시 분류한다. 분류하지 않고 나중으로 미루는 것은 최악이다. 2.10. 지금까지 방치한 상태가 심각하다면 정리 기준을 처음부터 잡아야 한다. 아이젠하워 방식이란 서류를 4개 기준으로 나눈다. 버릴 것/다른사람에게 맡길 것/중요하고 급한 것(보존해야 하는 것)/특별한 장소(회신해야 하는 것, 아직 내용 파악이 되지 않은 것) 

 

3. 매일 관리, 체크한다

3.1. '나중에 시간 나면..' 하는 생각으로는 평생이 걸려도 정리할 수 없다

3.2. 매일 관리, 점검하는 습관을 기른다

3.3. 하루 1분 정리로도 성취감을 맛볼 수 있다

3.4. 10분 빨리 출근해서 정리 시스템을 체크한다

3.5. 점심시간을 활용해 관리, 점검한다

3.6. 퇴근 습관을 바꾸면 내일의 시작이 편해진다

3.7. 스케줄은 일주일,. 한 달 단위로 관리한다

3.8. 의욕이 없을 때는 주변을 정리한다 

 

3.1. 책상에 쓸데없는 것이 없는지, 파일이 있어야 할 자리에 제대로 있는지, 파일에서 누락된 서류는 없는지 점검한다. 한꺼번에 하는 것은 비효율적이다, 일상적으로 매일 상태를 점검하고 관리해야 한다. 

3.3. 정리에 대한 성취감을 누린다. 전체를 완벽히 관리하지 못한다 해도 가능한 곳부터 정리한다. 점검하면서 불필요한 것은 버린다. 어수선한 환경은 일의 효율을 떨어뜨리고 패배감마저 가져온다. 3.6. 퇴근 전 그날 처리한 업무 내용을 점검하고 누락된 것을 찾았다면 그 자리에서 바로 처리한다. 그리고 다음 날 할 일 목록을 작성한다. 이렇게 업무의 진행 단계를 완전히 파악하면 다음 날 출근해 할일 목록을 보면 신속한 업무 파악과 진행이 가능하다. 

 

4. 불필요한 것을 제때 버린다 

4.1. 언젠가 필요할지 모른다는 생각에 서류를 모아두는 습관은 버린다

4.2. 정보를 '사용 불가 상태'로 만드는 헛수고는 이제 그만!

4.3. 일을 마무리할 때마다 해당 서류를 정리, 처분한다

4.4. 서류는 처분 시기에 따라 분류한다

4.5. 쌓이기 쉬운 신문, 잡지 스크랩 정리법

4.6. 필요 없게 된 정보를 유익하게 이용하는 법 

4.7. 생각날 때마다 필요없는 정보를 정리한다

4.8. 버려도 되는지 판단하는 체크포인트는?

4.9. 정보는 많을수록 좋다? 그런 선입견은 이제 버려라! 

 

5. 머릿속에 떠돌아다니는 정보를 정리한다

5.1. 우선순위를 정해두고 시작하면 주변을 깔끔하게 유지할 수 있다!

5.2. 입수한 정보는 흘려듣지 말고 머릿속에 확실히 입력해둔다

5.3. 머릿속 정보는 다른 사람에게 이야기할 때 정리가 잘 된다

5.4. 반드시 기억해야 할 정보는 시각화해서 기억한다 

5.5. 집중이 안 될 때는 머릿속의 내용을 적으면서 정리한다

5.6. 전철이나 버스를 타면 머릿속 정보를 떠올리며 관리한다

5.7. 업무의 창조성을 높이는 체크리스트 

 

5.5. 문제점을 알기 위해 KJ법을 활용한다. 혼란스러운 이유를 생각하고 떠오르는 것을 구체적으로 모두 적는다. 비슷한 내용의 카드를 그룹화하고 분석하며 해결책을 찾는다. 손을 움직이고 메모를 분류하며 생각을 정리한다. 이것은 손글씨로 직접 작성한다. 

 

6. 정보를 정리해 아이디어를 만들어낸다

6.1. 소재를 정리해두면 아이디어가 잘 떠오른다 

6.2. 아이디어를 관리, 보존하는 '인덱스카드 방식'

6.3. 입수한 정보는 즉시 메모해 보존한다 

6.4. 아이디어를 활용하는 메모 정리법

6.5. 아이디어가 잘 떠오르지 않을 때는 정리 시스템을 점검한다

6.6. 도저히 찾을 수 없는 자료라면 정말로 필요한 자료인지 다시 생각해본다

6.5. 서랍, 책장을 정리하면 뇌가 자극을 받는다. 

 

7. 컴퓨터 파일을 현명하게 정리한다 

7.1. 컴퓨터를 '인쇄물만 증가시키는 도구'로 만들지 않는다

7.2. 컴퓨터 파일은 종이 서류와 같은 방식으로 분류한다

7.3. 컴퓨터 파일은 '3개 분류 시스템'으로 분류한다

7.4. 찾고 쉽고 알아보기 쉬운 파일명을 만든다

7.5. 파일 찾기는 컴퓨터 검색 기능을 활용한다

7.6. 시간표와 각종 사이트를 정리한다

7.7. 손쉽고 확실한 메일 체크 & 처리방법 

 

 

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